Privacy

Privacyverklaring Curling Club Zemst vzw

Laatste wijziging: 16 juni 2025

Curling Club Zemst vzw hecht het grootste belang aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met de persoonsgegevens die we van u verzamelen en verwerken, in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

  1. Wie zijn we?

Uw gegevens worden verwerkt door Curling Club Zemst vzw. Wij worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

Indien u vragen heeft over deze verklaring of de verwerking van uw gegevens, kan u ons via bovenstaande gegevens contacteren.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Wij verzamelen en verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze doelen te bereiken: de organisatie, de promotie en de beoefening van de curlingsport.

Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die we verzamelen, de doelen waarvoor we dit doen en de wettelijke rechtsgrond waarop we ons baseren.

Doel van de verwerking Soort persoonsgegevens Rechtsgrond (AVG)
Ledenadministratie en -beheer Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, lidnummer Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (uw lidmaatschap).
Verzekering van onze leden Naam, voornaam, geboortedatum, adres Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (lidmaatschap omvat verzekering via de sportfederatie).
Aanvragen van subsidies en erkenning Naam, voornaam, geboortedatum, adres, geslacht, rijksregisternummer Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die rust op de club (op vraag van Sport Vlaanderen).
Communicatie en informeren van leden Naam, e-mailadres, telefoonnummer Gerechtvaardigd belang om u op de hoogte te houden van clubactiviteiten (bv. kalender, resultaten, evenementen).
Promotie van de curlingsport en onze club Beeldmateriaal (foto’s en video’s) van activiteiten, evenementen en wedstrijden. Gerechtvaardigd belang voor sfeerbeelden. Voor gerichte portretfoto’s vragen wij uw expliciete toestemming.
Inschrijving voor initiaties of evenementen (niet-leden) Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (uw inschrijving).

Voor leden jonger dan 18 jaar verwerken wij de gegevens enkel met toestemming van een ouder of wettelijke voogd. We verzamelen in dat geval ook de contactgegevens van de ouder/voogd.

  1. Gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s)

Tijdens onze activiteiten worden er regelmatig foto’s en video’s gemaakt. Wij maken hierbij een onderscheid:

  • Sfeerbeelden: Dit zijn algemene beelden van de activiteiten (bv. een overzicht van de ijsbaan, een groepsfoto) waarop u niet prominent of centraal in beeld komt. Deze kunnen we publiceren op onze website, sociale media en in promotiemateriaal op basis van ons gerechtvaardigd belang om de sport te promoten.
  • Gerichte beelden (portretten): Als we een foto willen maken waarop u duidelijk en herkenbaar (geposeerd) in beeld komt, zullen we hiervoor vooraf uw toestemming vragen.

U heeft steeds het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van sfeerbeelden waarop u zichtbaar bent, of om uw toestemming voor een gerichte foto in te trekken. Neem hiervoor contact met ons op.

  1. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij geven uw persoonsgegevens enkel door aan andere partijen (verwerkers) indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze doeleinden. Wij sluiten met al deze partijen een verwerkersovereenkomst om te garanderen dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld.

Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

  • Platform voor ledenbeheer (Stamhoofd.be): Voor onze centrale ledenadministratie en de organisatie van inschrijvingen voor tornooien, initiaties en andere activiteiten, maken wij gebruik van het online platform Stamhoofd.be. 
  • Platform voor interne planning en communicatie (Google Workspace): Voor onze interne planning (bv. agenda’s), communicatie (bv. e-mail via Gmail) en het beheer van documenten (bv. Google Drive/Sheets) maken wij gebruik van Google Workspace. Hierin kunnen contactgegevens zoals namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen, vrijwilligers of bestuursleden worden verwerkt. 
  • Vlaamse Sportfederatie (via Vlas/Sportiv): Voor de centrale ledenregistratie en de verplichte sportverzekering. 
  • Sport Vlaanderen: In het kader van subsidieaanvragen en de erkenning als sportclub. 

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER) Google is een Amerikaans bedrijf. Hoewel zij data veelal in Europese datacenters opslaan, kan het gebeuren dat gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER. Voor doorgiftes naar de Verenigde Staten waarborgt Google de bescherming van uw gegevens door middel van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), die deel uitmaken van hun Data Processing Addendum.

Verder zullen wij uw gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

  1. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Curling Club Zemst vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk.

  • Lidmaatschapsgegevens: Bewaard tot 3 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.
  • Gegevens voor subsidies: Gegevens die nodig zijn voor de verantwoording aan de overheid worden bewaard volgens de wettelijk verplichte termijnen.
  • Beeldmateriaal: Sfeerbeelden worden bewaard zolang ze relevant zijn voor de promotie van de club. U kan steeds vragen om een beeld te verwijderen.
  • Gegevens van niet-leden (bv. initiaties): Worden verwijderd binnen 2 jaar na het evenement.
  1. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens ernstig en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Zo hebben we onder meer:

  • Een beleid voor gebruikersnamen en wachtwoorden op onze systemen.
  • Personen die namens de club toegang hebben tot uw gegevens zijn geïnformeerd over het belang van privacy en gehouden aan geheimhouding.
  • Regelmatige back-ups om de gegevens te kunnen herstellen bij incidenten.
  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatie: U kunt foute of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Recht op wissen (vergetelheid): U kunt vragen om uw gegevens te laten verwijderen, binnen de grenzen van onze contractuele en wettelijke verplichtingen.
  • Recht op beperking van de verwerking: U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te stoppen.
  • Recht op overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens opvragen in een leesbaar formaat om ze over te dragen aan een andere organisatie.
  • Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (bv. voor communicatie of sfeerbeelden).
  • Recht om uw toestemming in te trekken: Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming (bv. gerichte foto’s), kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@curlingzemst.com.

  1. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan vragen wij u om eerst direct contact met ons op te nemen. Wij proberen samen met u tot een oplossing te komen. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be